面接を体調不良で休む時の伝え方(電話・メール例文あり)

体調不良

突然の体調不良で面接に行けなくなった…こんなアクシデントは誰にでも起こりうるものです。特に咳を伴う風邪やインフルエンザの場合、無理をして面接に赴けば周囲に病気をうつしてしまうことも考えられます。
体調が万全でない場合には、早めに面接キャンセルの連絡を入れましょう。ここでは体調不良で面接をキャンセルし日程変更を希望する場合や、辞退する時の伝え方について解説していきます。

1)電話とメールならば「電話連絡」を

面接キャンセルの連絡では、できる限り「電話」を選びましょう。これには2つの理由が挙げられます。

【1】お詫びの気持ちを示す
翌日・当日に面接を控えている場合、企業側は既にその時間を面接のために空け、面接のための準備をしています。これらの手間を無にするわけですから、誠意を持ったお詫びをする必要があるのです。電話とメールでは、電話連絡の方が謝意と誠意を示せます。

【2】連絡の齟齬の可能性を無くす
メールでの連絡は、相手側の開封状況が確認できません。最悪の場合、担当者があなたのキャンセルメールを見ておらず、ドタキャン扱いとなる可能性も考えられます。担当者と直接話せる電話の方が、連絡の行き違いを防げます。

ただし喉の痛みが激しく電話での会話が難しい場合には、メール連絡をしても良いでしょう。

2)電話での連絡方法と注意点

電話連絡をした際には面接担当者に繋いで貰い、以下のような連絡とお詫びを伝えます。

【電話での連絡例】
「お忙しいところ申し訳ありません。
●●●●(フルネーム)と申します。
本日(明日)××時に面接のお約束をいただいたのですが、
本日体調を崩してしまい、現在××℃の発熱(嘔吐、腹痛等の症状)が続いております。
誠に申し訳無いのですが、面接日時を変更していただけないでしょうか?
(辞退希望の場合:面接を辞退させていただけないでしょうか?)」

締め「ご迷惑をお掛けし、大変申し訳ありませんでした。失礼致します。」

【注意点】
・前日までのキャンセル連絡の場合には、始業直後・就業直前といった繁忙時を避けます。
・当日キャンセル連絡の場合には、いち早く連絡を行います。
・騒がしい場所を避け、落ち着いて連絡が取れる場所に移動します。
・面接日程を変更したい場合には、予めスケジュールを確認しておきます。
・体調不良の症状については、可能な限り正直に申告した方が好印象です。
・キャンセル連絡を言う前、電話を切る前には必ずお詫びの言葉を挟みます。

3)メールでの連絡方法と注意点

メールでは以下のような連絡とお詫びを伝えます。

タイトル≪(お名前):面接日程変更希望のご連絡≫
(辞退の場合は「面接辞退のご連絡」)

××会社 ××担当 ××様

お世話になっております。
××大学(会社)の(お名前)と申します。
先日は×日×時の面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

大変心苦しいのですが、本日体調不良で××℃の発熱が続いており、
面接にお伺いすることが難しい状況です。

お忙しい中お時間をいただいたにも関わらず恐縮ではございますが、
面接の日程を変更していただけないでしょうか。
(面接辞退の場合:面接を辞退させていただきたく存じます。)

ご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございません。
何卒ご了承いただきますようお願い申し上げます。

また本来であればお電話にて連絡を差し上げるところですが、
喉の痛みが激しいため、メールでのご連絡とさせていただきました。
重ねてお詫び申し上げます。

宜しくお願い致します。

(お名前)

【注意点】
・メールのタイトルには必ず名前と用件を入れます。
・メールでの連絡となった理由(喉の痛み、深夜の連絡等)を必ず述べます。

面接をキャンセルし日程変更を希望したからといって、必ずしも不採用が決まったわけではありません。キャンセル連絡時にマナーを守った礼儀正しい対応ができれば、担当者の印象も変わってくるはずです。ただし企業によっては日程希望に応じず即不採用とする場合もありますので、体調管理には十分に注意しましょう。

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